Auswahlkriterien für Terminologiemanagement-Systeme - Teil 1

Zu Beginn eines Terminologieprojekts kommen oftmals einfache Softwarelösungen zum Einsatz, zum Beispiel Anwendungen wie Microsoft Excel oder Word. Prinzipiell ein sinnvolles Vorgehen, doch stößt der Anwender schnell an Grenzen, wenn es um Übersichtlichkeit und Kontrollierbarkeit geht. Bevor die Qualität einer
Terminologie leidet, empfiehlt sich die Anschaffung eines Systems für professionelles Terminologiemanagement. Doch nach welchen Kriterien sollte ein solches System ausgewählt werden?

In diesem zweiteiligen Artikel erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Kriterien bei der Auswahl eines Terminologiemanagement-Systems beachtet werden sollten. Der Artikel basiert auf einem Zeitschriftenartikel, den wir für die Fachzeitschrift "technische kommunikation" (Ausgabe 1/2010) verfasst haben.

Geeignete Eintragsstruktur

Die Eintragsstruktur, mit der terminologische Daten in einem Terminologiemanagement-System erfasst werden, beeinflusst erheblich die spätere Terminologiearbeit. Daher ist bei der Planung der Eintragsstruktur
besondere Sorgfalt geboten. Einige Systeme ermöglichen die freie Definition einer Eintragsstruktur, andere geben eine Eintragsstruktur vor, die ergänzt werden kann. Und wieder andere Systeme enthalten eine feste Eintragsstruktur. In jedem Fall sollten die Systeme folgende Anforderungen erfüllen:

Begriffsorientiertheit: Im Mittelpunkt eines Eintrags steht ein Begriff. Diesem Begriff können mehrere Benennungen zugewiesen werden, zum Beispiel Synonyme, Sprach- und orthografische Varianten. Zwischen Benennungen, die demselben Begriff zugeordnet sind, wird so automatisch ein semantischer Zusammenhang hergestellt.
Benennungsautonomie: Für alle Benennungen - auch für verbotene - stehen die gleichen Datenfelder zur Verfügung. Dadurch können die zu einem Begriff gehörenden Benennungen prinzipiell gleichwertig und austauschbar angelegt werden. Einmal richtig erfasst, verringert dies beispielsweise den Änderungsaufwand innerhalb eines Terminologiemanagement-Systems, wenn eine bisher verbotene Benennung erlaubt werden soll.
Datenfelder mit endlichen Datenmengen: Bei einigen Datenfeldern bietet es sich an, die Eingabe auf bestimmte Werte zu beschränken. Dadurch wird die Konsistenz der Terminologie selbst gefördert und die Pflege erleichtert. So eignet sich für das Datenfeld "Wortart" beispielsweise eine Aufklappliste mit allen relevanten Wortarten, aus denen die Terminologen auswählen können - anstatt in ein Textfeld einmal "Substantiv" und ein anderes Mal "Nomen" einzugeben. Die Konsistenz der Einträge erleichtert später die Filterung nach bestimmten Kriterien.

: Optimale Terminologie-Eintragsstruktur

Intelligente Suche und Filterung

Die Suchfunktion ist für die Bedienbarkeit eines Terminologiemanagement-Systems von zentraler Bedeutung. Auf Dauer stört es, wenn selbst bei geringsten Abweichungen des Suchbegriffes von den in der Datenbank gespeicherten Benennungen nichts gefunden wird. Folgende Funktionen sind daher als Erweiterung der Suchfunktion sehr nützlich:

Fehlertoleranz: Im Idealfall liefert auch die Eingabe von "Drehmaschiene" die Benennung "Drehmaschine" als Suchtreffer, ohne dass die falsche Variante im System erfasst ist.
Trunkierung: Die meisten Systeme bieten mindestens Rechts-Trunkierung. Das heißt, es werden auch solche Terme als Treffer angezeigt, die nach rechts länger sind als der Suchbegriff. Eine Suche nach "Hebel" liefert also auch "Hebelkraft". Sinnvoll können zudem Links- und Binnen-Trunkierung sein: Eine Suche nach "*bremse" liefert als Ergebnis alle Bremsenarten: "Scheibenbremse" oder "Trommelbremse". Eine Suche nach "Telegra*ie" liefert "Telegrafie" und "Telegraphie".
Filter: Bei sehr umfangreichen Terminologiebeständen bietet es sich an, den Suchbereich durch Filter eingrenzen zu können. Solche Filter können beispielsweise lauten: "suche nur nach deutschen Benennungen" oder "suche nur nach Benennungen eines bestimmten Fachgebiets". Noch einen Schritt weiter geht ein System, wenn Filterkriterien mit Operatoren kombiniert werden können.

Import und Export

Für das Zusammenspiel eines Terminologiemanagement-Systems mit anderen Systemen sind Import- und Exportfunktionen entscheidend. Sie ermöglichen das Einlesen extern vorhandener Wortlisten, zum Beispiel aus Termextraktion, dienen der Datensicherung und ermöglichen die Verwendung von Terminologien in anderen Systemen, beispielsweise in einer Übersetzungsanwendung. Für den herstellerunabhängigen Austausch von terminologischen Daten existiert der XML-basierten Standard "Term Base eXchange", kurz TBX (siehe www.lisa.org/TBX-Specification.33.0.html).

Ferner hilft es dem Anwender sehr, wenn die Terminologie beim Import und Export gefiltert werden kann, so dass nur Teile transferiert werden. So können beispielsweise nur Einträge eines Fachgebiets an den Übersetzer gesendet oder nur Einträge eines bestimmten Datums aus einer Sicherungsdatei importiert werden.

Netzwerkfähigkeit

Die Verfügbarkeit einer Terminologie in einem Netzwerk erlaubt eine zentrale Datenhaltung und Pflege. Heutzutage sollten die Anwender nicht mehr mit veralteten Terminologiedateien arbeiten müssen, die sie sich irgendwann vom Unternehmensserver geladen haben. Stattdessen sollte es möglich sein, dass zu jeder Zeit und von allen Orten des Unternehmens aus auf den aktuellen Datenstand zugegriffen werden kann. Browser-basierte Systeme erlauben sogar einen weltweiten Datenzugriff ohne spezielle Zusatzanwendung.

Fortsetzung

Erfahren Sie weitere sechs Kriterien in Teil 2 dieses Artikels.

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