Es wird oft unterschätzt, welchen Einfluss Terminologiemanagement haben kann. Hinter der groben Beschreibung "gleiche Dinge mit gleichen Wörtern benennen" stecken mehr Vorteile, als es auf den ersten Blick scheinen mag. Immerhin geht es dabei um Sprache - die Basis jeder Kommunikation.

Das allgemeine Ziel von Terminologiemanagement ist die Verbesserung von Kommunikation in Fachgebieten. Das Mittel, mit dem dies gelingen soll, ist die Festlegung von Begriffsbedeutungen durch Definitionen. Erfolgreiches Terminologiemanagement kann eine Reihe von wirtschaftlichen und anderen Vorteilen mit sich bringen. Welches Einsparpotential und welche Kosten mit Terminologiemanagement einhergehen können, kann jedoch nur geschätzt werden. Wie sollte man beispielsweise den finanziellen Vorteil messen, der möglicherweise einem Unternehmen daraus entsteht, dass die Bedienungsanleitungen besser verständlich sind? Die nachfolgend angegebenen Zahlen und Werte sind daher nur zur groben Orientierung gedacht; sie basieren großteils auf Erfahrungen von Unternehmen, die bereits Terminologiemanagement eingeführt haben.

Für Unternehmen ist die Reduzierung von Übersetzungskosten meist der wichtigste Grund dafür, Terminologiemanagement zu betreiben. Das  Einsparpotential liegt hier bei etwa 15-30%. Grund für das hohe Potential: Translation-Memory-Systeme (TMS) werden durch Terminologiemanagement erst richtig effektiv, weil wegen der höheren Konsistenz mehr Übersetzungen wiederverwendet werden können. Halten wir uns zur Verdeutlichung dieses wesentlichen Vorteils kurz das (vereinfachte) Funktionsprinzip eines TMS vor Augen:

Wie funktioniert ein Translation-Memory-System?

Ein TMS speichert Paare von Textsegmenten, und zwar je ein Segment in der Ausgangssprache und seine Entsprechung in der Zielsprache. Ein solches Segmentpaar sieht beispielsweise so aus:

- Anfang des Segmentpaares -
Deutsch: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen".
Englisch: Click on the button "Delete".
- Ende des Segmentpaares -

Nehmen wir an, ein Übersetzer, der mit einem TMS arbeitet, erhält einen neuen Übersetzungsauftrag Deutsch-Englisch. Er importiert den deutschen Ausgangstext in sein TMS. Das TMS zerlegt den Text automatisch in Segmente und überprüft, ob für die einzelnen Segmente bereits Übersetzungen gespeichert sind. Stößt das TMS in dem neuen Ausgangstext auf den Satz "Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Löschen'", wird es dem Übersetzer anzeigen, dass hierfür bereits eine Übersetzung gespeichert ist, nämlich 'Click on the button 'Delete'". Der Übersetzer kann daraufhin mit einem Klick die vorhandene Übersetzung übernehmen. Dieses Vorgehen spart erheblich Übersetzungsarbeit. So berichteten beispielsweise manche Unternehmen, die mehrere einander ähnliche Varianten eines Produkts anbieten und für jede Variante ein Handbuch erstellen, von Einsparungen bis zu 80% der Übersetzungskosten. Denn: Es muss nur ein Handbuch vollständig übersetzt werden. Bei der Übersetzung aller anderen Varianten können größtenteils die Übersetzungen des ersten Handbuchs wiederverwendet werden.

Weshalb beeinträchtigt terminologische Inkonsistenz die Effizienz von Translation-Memory-Systemen?

In einem TMS wird anhand von Algorithmen die Ähnlichkeit von Texten bestimmt. Diese Algorithmen können natürlich nicht den Sinn eines Textes erfassen, sondern nur Zeichenketten vergleichen. "Fahrstuhl" und "Lift" ist für Menschen das gleiche, für Software-Algorithmen aber etwas vollkommen Verschiedenes.

Um bei dem Schaltflächen-Beispiel zu bleiben: Angenommen, der Autor des neuen deutschen Ausgangstextes schreibt nicht "Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Löschen'", sondern er schreibt "Klicken Sie auf den 'Löschen'-Button": Semantisch würde die Übersetzung "Click on the button 'Delete'" ebenfalls zu 100% passen. Der Übersetzer wird den Treffer jedoch nicht angezeigt bekommen, weil die Zeichenketten in der Ausgangssprache verschieden sind. Er muss deshalb den Satz ganz neu übersetzen. Dies verursacht wesentlich höhere Übersetzungskosten. (Zwar können TMS auch geringere Übereinstimmungen von Zeichenketten feststellen - z. B. "80% Ähnlichkeit", so genannte "Fuzzy Matches" - und dem Übersetzer vorschlagen. Dies verursacht jedoch in jedem Fall höhere Kosten als eine 100%-ige Übereinstimmung.)
Zusätzlich besteht die Gefahr, dass auch die englische Übersetzung inkonsistent wird. Schließlich sind auch Übersetzer nur Menschen und Übersetzungen oft "von der Tagesform abhängig". Es könnte also passieren, dass der Übersetzer als neue Übersetzung nicht schreibt "Click on the button 'Delete'", sondern "Press the 'Delete' button". Wenn nun die englische Übersetzung als Ausgangstext für weitere Sprachen dienen soll, werden diese Inkonsistenzen immer weiter verbreitet und verschlimmert. Unnötig teure und langwierige Übersetzungen wären noch die günstigste Folge. Wenn jedoch durch Missverständnisse seitens der Übersetzer, der Korrekturleser und aller anderen Beteiligten konkrete Falschinformationen gegenüber dem Verbraucher entstehen, kann dies für ein Unternehmen schwerwiegende, mitunter existenzbedrohende Folgen haben.

Weshalb können durch Terminologiemanagement Übersetzungskosten gesenkt werden?

Im Rahmen von Terminologiemanagement werden Begriffe eindeutig definiert. Gibt es für einen Begriff Synonyme (also mehrere gleichbedeutende Wörter bzw. Benennungen), wird festgelegt, welche Benennung zu verwenden ist - alle Alternativen werden verboten oder nur bestimmten Fällen vorbehalten. Schreibt ein Autor in einem deutschen Text "Button" statt "Schaltfläche", kann dies je nach System als Fehler erkannt und korrigiert werden. Schon die Ausgangstexte werden auf diese Weise sprachlich konsistent. Bei der Übersetzung in einem TMS können mehr Übereinstimmungen mit vorhandenen Segmentpaaren gefunden werden. -> Übersetzungen können häufiger wiederverwendet werden.

Ein weiterer Spareffekt, der in hohem Maße auch die Übersetzungsarbeit betrifft, ergibt sich durch die Verringerung von Rechercheaufwänden. Weitere Informationen hierzu in einem der nachfolgenden Kapitel.

Mithilfe von Terminologiemanagement kann auf vielfältige Weise die Verständlichkeit technischer Texte gesteigert werden. Die folgenden Praxisbeispiele sollen dies illustrieren:

Beispiel	Fehlerbeschreibung
"Boot- und Shutdownverhalten der Installation" vs. " Beim Herunterfahren des Servers wird ..."	Hier wurden ganz klassisch zwei verschiedene Benennungen für die gleiche Sache verwendet, nämlich "Shutdown" und "Herunterfahren". Im Rahmen von Terminologiemanagement würde man sich für eine Benennung entscheiden.
"ein automatisch gepolltes Verzeichnis" vs. "ein Exportfolder"	Auch dieses Beispiel enthält Synonyme, nämlich "Verzeichnis" und "Folder". Zusätzlich ist der Ausdruck "automatisch gepolltes Verzeichnis" selbst für Software-Entwickler nur mit Fantasie zu deuten. Im Rahmen von Terminologiemanagement würde man derlei unverständliche Ausdrücke unterbinden. (Übrigens: Bei dem "automatisch gepollten Verzeichnis" handelte es sich in dem konkreten Fall um ein Verzeichnis in einem Dateisystem, das von einem Hintergrundprozess automatisch auf inhaltliche Veränderungen überprüft wurde.)
"Um eine Recherche zu starten, klicken Sie in der Buttonleiste auf das Icon 'Suchen'"	Noch mehr Synonyme! Um eine Recherche zu starten, soll der Anwender auf ein Icon namens "Suchen" klicken. Und dieses Icon befindet sich nicht etwa in einer Iconleiste, sondern in einer Buttonleiste.
"default Exportordner" vs. "Default-Kategorie"	Hier wurde "default" unterschiedlich verwendet, einmal als Adjektiv, dann als Bestandteil eines Substantivkompositums. Im Rahmen von Terminologiemanagement würde man eine einheiliche Verwendung von Benennungen festlegen. Also entweder "default Exportordner" und "default Kategorie", oder "Default-Exportordner" und "Default-Kategorie". Oder am besten gleich "Standard-Exportordner" und "Standard-Kategorie", denn auch die Verwendung von Anglizismen ist Thema des Terminologiemanagements.
"Definition 'Abfragegruppierung': Wird für die Gestaltung einer komplexen Suchabfrage benötigt"	Diese Definition wirft mehr Fragen auf als sie beantwortet. Im Rahmen von Terminologiemanagement würde man sinnvolle Definitionen verfassen.

Durch terminologische Konsistenz können nicht nur Übersetzungskosten reduziert werden, sondern nahezu gleichzeitig und automatisch wird auch die Qualität von Übersetzungen gesteigert. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe:

• Übersetzungen werden terminologisch konsistent: Übersetzungen wiederzuverwenden bedeutet, dass automatisch immer die gleichen Übersetzungen verwendet werden. Je terminologisch konsistenter der Ausgangstext ist, desto konsistenter wird bei Verwendung eines TMS auch die Übersetzung.
• Übersetzer verstehen die Ausgangstexte besser: Nicht nur bei Verbrauchern können durch terminologisch inkonsistente Texte Missverständnisse entstehen, sondern ebenso bei Übersetzern. Wenn diese Missverständnisse - unter dem üblichen Zeitdruck - nicht erkannt und beseitigt werden, fließen sie in die Übersetzung ein.

Eine Terminologiemanagement-System kann u.U. direkt in den Übersetzungsprozess eingreifen und die Verwendung von Benennungen überwachen. Außerdem kann es als Nachschlagewerk für Benennungen und Definitionen dienen.

Ein zentraler Zweck von Redaktionssystemen bzw. Content-Management-Systemen (CMS) besteht darin, Texte wiederzuverwenden. Texte werden zu diesem Zweck im CMS modularisiert, d. h. in Textbausteine bzw. Textmodule zerlegt. Diese Textmodule werden im CMS an nur einer Stelle gespeichert und können in beliebig vielen Dokumenten wiederverwendet werden.

Durch Terminologiemanagement und die damit einhergehende Verringerung der Textvarianz können Textmodule häufiger wiederverwendet werden. Dadurch werden die Dokumente nicht nur automatisch terminologisch konsistent, sondern der Aufwand für die Textproduktion kann so gesenkt werden.

Bei der Textproduktion und beim Übersetzen kommt es häufig vor, dass der Autor oder der Übersetzer einen Begriff oder eine Benennung recherchieren muss und eine Definition benötigt. Mit Hilfe eines Terminologiemanagement-Systems lässt sich der Zeitaufwand für solche Recherchen u. U. um rund 60% senken [1].

In einigen Unternehmen werden nicht nur Fachbegriffe inkonsistent verwendet, sondern auch Produktbezeichnungen. Dies verursacht häufig Falschbestellungen oder -lieferungen, was den betreffenden Unternehmen neben unnötigen Kosten auch unzufriedene Kunden einbringt. Die Häufigkeit solcher Irrtümer kann mithilfe von Terminologiemanagement deutlich reduziert werden.

Ein "Corporate Design" ist in den meisten Unternehmen längst selbstverständlich. Es ist eine anerkannte Tatsache, dass ein einheitliches optisches Auftreten eines Unternehmens den Wiedererkennungswert erhöht. Eine einheiliche Unternehmenssprache - eine "Corporate Language" - kann sich ebenso image-bildend auswirken und sollte daher nicht vernachlässigt werden.

Konsistente Terminologie verbessert nicht nur die Verständlichkeit gegenüber den Kunden oder Verbrauchern, sondern auch innerhalb des Unternehmens. Dadurch, dass weniger "aneinander vorbei geredet" wird, kann z. B. die Effizienz von Besprechungen gesteigert werden [2].

In rechtlicher Hinsicht ist es besonders wichtig, eine klar definierte und eindeutige Sprache zu haben. In Patentschriften, Vertragsunterlagen, Pflichtenheften und anderen Geschäftsdokumenten können uneindeutige Aussagen teuer werden. Terminologiemanagement bringt auch hier Vorteile.

In jedem Fall ist Terminologiemanagement eine langwierige Arbeit, die Ihnen jedoch wichtige Wettbewerbsvorteile einbringen kann. Insbesondere marken- und kundenbewusste Unternehmen sollten auf Terminologiemanagement nicht verzichten. Die wichtigsten Faktoren bei der Beurteilung, ob Terminologiemanagement sich lohnt, sind

• Unternehmensgröße
• Dokumentationsvolumen
• Übersetzungsvolumen

• [1] Bauer, Silvia Cerella (2007): "SegaInterSettle AG - Ein Praxisbericht". In: eDITion (2007), Ausgabe 2, S. 15-17
• [2] Oehmig, Peter (2006): "Wirtschaftlichkeit der Terminologiearbeit". In: eDITion (2006), Ausgabe 1, S. 16-18

Was dürfen wir für Sie tun?

Sie interessieren sich dafür, die Qualität und die Effizienz Ihrer Technischen Dokumentation durch Terminologiemanagement zu steigern? Lassen Sie sich von tfk beraten. Gemeinsam finden wir die beste Lösung für Ihre Technische Dokumentation und Ihr Unternehmen.